Để quyết định một phong bì thư đẹp, thiết kế đẹp thôi chưa đủ, có rất nhiều các yếu tố khác chi phối. Dù chỉ là một phong bì thư đơn thuần nhưng nó có vai trò quan trọng trong việc quảng bá hình ảnh. Cùng tìm hiểu 04 yếu tố đó là gì qua những thông tin tổng hợp sau.
Mục lục
Vai trò của phong bì thư trong doanh nghiệp
Phong bì thư là một vật phẩm cần thiết trong các doanh nghiệp, hầu như các doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay đều sử dụng. Vai trò chính của phong bì thư là đựng tài liệu thư từ chuyển tới khách hàng, đối tác. Những loại bao thư với kích thước nhỏ hơn như bao thư A5, A6 sẽ dùng để phát tiền lương, tiền thưởng, tiền mừng.
Trên bao thư độc quyền thường là thông tin doanh nghiệp, logo, thông tin liên hệ. Như vậy, bao thư còn có vai trò quảng bá hình ảnh thương hiệu. Khi doanh nghiệp đầu tư thiết kế nhận diện thương hiệu, phong bì thư chắc chắn sẽ nằm trong danh mục này.
Lợi ích khi sở hữu một phong bì thư đẹp
Có thể doanh nghiệp chưa biết, ngoài vai trò là một vật chứa đựng tài liệu văn phòng thông thường, bao bì thư còn mang lại nhiều giá trị khác về mặt hình ảnh.
Gia tăng nhận diện
Thiết kế phong bì thư gồm logo công ty, địa chỉ, thông tin liên lạc giúp khách hàng, đối tác dễ dàng nhận biết doanh nghiệp. Phong bì thư chuẩn nhận diện sẽ giúp gia tăng nhận diện thương hiệu ở khắp muôn nơi.
Tăng tính nhận diện thương hiệu ở mọi nơi
Thiết kế phong bì thư công ty bao giờ cũng đầy đủ logo, địa chỉ, thông tin liên lạc trên mặt bao thư. Ngoài ra, thiết kế phong bì thư đẹp còn làm nổi bật dấu hiệu nhận diện giúp khách hàng, đối tác nhận biết doanh nghiệp. Từ đó bao thư chính là cánh thư mang hình ảnh thương hiệu đi khắp muôn nơi theo cả nghĩa đen và nghĩa bóng.
Tiện sử dụng
Thiết kế phong bì thư đẹp là phong bì thư chuẩn kích thước để tiện sử dụng cho các mục đích khác nhau. Bao thư gửi tài liệu kích thước sẽ khác với bao thư đừng thiệp/lương/thưởng.. Khi cần đựng tài liệu bạn chỉ cần sử dụng, không cần phải viết tay nhiều, lại mang tính thẩm mỹ, chuyên nghiệp.
Chuyên nghiệp hơn
Một phong bì thư đẹp được thiết kế chuẩn nhận diện sẽ tạo hình ảnh chuyên nghiệp trước khách hàng, đối tác. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tạo được sự tin tưởng, uy tín hơn với đối tác.
Quảng bá hình ảnh thương hiệu rộng rãi
Bởi phong bì thư được gửi đi khắp muôn nơi, tiếp cận một lượng lớn khách hàng tiềm năng. Đây chính là công cụ quảng bá hình ảnh thương hiệu hiệu quả với chi phí thấp.
Yếu tố quan trọng khi thiết kế và in ấn phong bì thư đẹp
Kích thước
Phong bì thư đẹp là phong bì thư có kích thước chuẩn, phù hợp với việc đựng tài liệu, giấy tờ của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp thông thường sẽ thiết kế phong bì thư với vài kích cỡ khác nhau để tiện cho việc đựng tài liệu phù hợp.
Chẳng hạn: kích thước phong bì thư A4 dùng để đựng các tài liệu giấy tờ, hợp đồng A4. Lưu ý, tiêu chuẩn khổ giấy A4 là 210mm x 297mm, nên kích thước phong bì thư A4 sẽ phải lớn hơn kích thước A4 để đựng vừa giấy A4. Doanh nghiệp có thể chọn khổ đứng hay ngang tuỳ yêu cầu. Kích thước phong bì thư A4 sẽ là: 340mm x 250mm (Dài x Rộng), nắp là 35mm.
Kích thước phong bì thư A5 sẽ đựng được văn bản A4 gấp đôi hoặc tài liệu A5 nên sẽ phải lớn hơn kích thước A5. Kích thước phong bì thư A5: 230mm x 160mm (Dài x Rộng), nắp 30mm đặt ở cạnh dài.
Kích thước phong bì thư A6 – C6 có thể đựng được tờ A4 gấp 3 hoặc tài liệu C6. Phong bì cỡ nhỏ này dùng để phát lương/thưởng phù hợp. Kích thước phong bì loại này: 220mm x 120mm (chiều dài x chiều rộng), nắp phong bì có kích thước 30mm ở cạnh dài và rộng.
Kích thước khác tham khảo: bao thư cỡ lớn A3: 460mm x 320mm, bao thư cỡ nhỏ: 100mm x 190mm, 90mm x 195mm, …
Thiết kế phong bì thư đẹp
Lưu ý thiết kế phong bì thư đó là không rườm rà, phức tạp, màu sắc loè loẹt nhưng không có nghãi là đơn điệu, nhàm chán. Một phong bì thư đẹp là một bao thư đảm bảo các yếu tố:
- Nhất quán với dấu hiệu nhận diện: logo, màu sắc nhận diện.
- Tổng thể thiết kế: hài hoà, dễ nhìn
- Thông tin trên phong bì thư đảm bảo chính xác
Chất liệu giấy
Chất liệu giấy ảnh hưởng đến phong bì thư đẹp. Bởi giấy đẹp sẽ quyết định tính thẩm mỹ của bao thư. Giấy in phong bì thư phân làm 2 loại chính: giấy thường & giấy sang.
Giấy thường gồm: giấy Offset trắng (giấy Ford) hoặc giấy Couche, định lượng giấy nhiều loại như: 70g/m2 ; 80g/m2 ; 100g/m2 ; 120g/m2 và 150g/m2. Định lượng cao thì giấy càng dày. Doanh nghiệp nên tham khảo các mẫu giấy để lựa chọn chính xác.
Giấy sang trọng gồm Galgo hay Kitsu. Loại giấy này có nhiều định lượng khác nhau và có màu sắc đa dạng hơn là một màu trắng như giấy thường.
Chất lượng in
Chất lượng in ấn còn do công nghệ in và gia công sau in quyết định. Công nghệ in phong bì thư phổ biến nhất là in offset nhưng ứng dụng nếu in số lượng lớn. Ngược lại công nghệ in kỹ thuật số chỉ phù hợp với số lượng ít nhưng chúng chỉ in được mặt trước của bao thư với phần nắp. Mặt sau nắp không in được.
Lưu ý, nếu in số lượng ít và in bằng công nghệ kỹ thuật số, hãy thiết kế tối giản nhất có thể để đảm bảo chất lượng.
Một số kiểu gia công sau in cũng là yếu tố quyết định một phong bì thư đẹp như: cán bóng hoặc cán mờ, ngoài ra còn có ép kim, thúc nổi, dập chìm, phủ UV, làm cửa sổ kính,…
Với những thông tin hữu ích trên hy vọng doanh nghiệp đã có cho mình những kiến thức cơ bản để sở hữu phong bì thư đẹp. Tuy nhiên, thiết kế phong bì thư nằm trong bộ nhận diện thương hiệu. Vì vậy, hãy thiết kế trọn bộ nhận diện thật chuyên nghiệp, phong bì thư sẽ là một trong số đó.
Tìm hiểu thêm: Công ty thiết kế phong bì thư đẹp tại Hà Nội
